桂事管发〔2022〕54号

广西壮族自治区机关事务管理局关于印发

《建设项目管理暂行办法》和《合同管理

暂行办法》的通知

局机关各处室，各直属单位：

《广西壮族自治区机关事务管理局建设项目管理暂行办法》和《广西壮族自治区机关事务管理局合同管理暂行办法》已经局党组会议审议通过，现予印发，请遵照执行。

2022年12月27日

（公开方式：主动公开）

广西壮族自治区机关事务管理局

建设项目管理暂行办法

为进一步规范自治区机关事务管理局项目建设管理，切实抓好项目各阶段的全过程管理、明确岗位职责、管理权限和实行规范化管理，严格控制项目前期、实施、竣工验收、资料移交归档等工作环节，依据相关法律法规，结合实际，制定本办法。

一、适用范围

本办法适用于局机关各处室、局属各单位所有建设项目。

二、职责分工

单位领导班子是建设项目的决策机构，项目申请部门是建设项目的管理机构。局招标投标领导小组负责牵头项目评审、采购、实施等工作。局财务处负责建设项目会计核算工作，实行会计监督。

三、实施程序

（一）立项

项目申请部门行文报分管局领导审核，并报局主要领导审批同意或局党组会议研究通过后进行项目立项。

（二）设计

项目申请部门提出委托设计单位进行项目设计和预算。设计单位根据要求设计后出具项目设计图纸和预算书。

（三）预算评审

项目申请部门委托造价服务单位对项目预算书进行评审。造价服务单位评审后先出具预算初审报告，待项目申请部门复核预算初审报告后，再出具预算审核报告。项目申请部门将预算审定价报局领导批示同意后确定为项目招标控制价。

（四）采购施工单位、监理单位

根据《中华人民共和国政府采购法》、广西壮族自治区政府集中采购目录及限额标准、定点服务采购等相关规定，采购施工单位、监理单位。

属于公开招标范围内的项目，按照公开招标有关要求组织招标。

2. 属于定点采购范围的项目，项目申请部门提出招标方案报分管局领导审核，并报局主要领导审批同意或局党组会议研究通过后进行招标。

（五）合同签订

项目申请部门行文将招标结果（含合同草案）报分管局领导审核，并报局主要领导审批同意或局党组会议研究通过后与中标单位签订合同（法律顾问根据需要参与合作项目的洽谈，协助起草、审核、修改重要的法律文书或者以我局为一方当事人的合同）。金额在100万元（含）以上〔房地产项目1000万元（含）以上〕的合同按《广西壮族自治区机关事务管理局重大合同审查备案管理办法（试行）》执行，由局政策法规处进行合法性审查。

（六）施工现场管理

1. 在项目正式开工前，项目申请部门组织设计、监理、施工单位等进行施工图纸会审，设计单位进行技术交底，阐明设计思想和主要工艺、技术要求，对各方提出的问题及时给予解答或修改不符合实际和有错误的图纸，形成施工图纸会审纪要。

2. 项目申请部门督促设计、监理、施工单位按合同和相关要求履责。因项目规模小而未招标监理单位的，项目申请部门履行监理职责。

3. 设计单位按照签订的设计合同，对项目建设承担全部设计技术责任，应经常深入到施工现场，了解施工动态，及时准确地掌握和指导工程施工，及时处理解决施工中出现的设计问题。

4. 监理单位按照签订的监理合同，在规定的范围履行监理职责和义务，对项目建设进行全过程控制，应定期或不定期向建设单位系统规范的汇报施工过程的质量、进度、安全、投资、验收等监理工作情况。监理单位对工程所有部位及其施工工艺有权进行检查与验收，发现质量不符合要求的，应要求施工单位立即返工、整改，直至符合验收标准为止。对项目建设安全生产承担监理责任，审查安全技术措施、发现隐患，及时处理并报告。

5. 施工单位按照施工合同、设计施工图纸、国家施工验收规范、质量评定标准、施工组织方案、施工技术方案、施工计划等组织施工，并接受项目申请部门、监理单位的监督与检查，保质保量按时完成项目施工任务。施工单位在项目施工期间，做好安全生产各项工作，保证施工安全。

6. 工程变更：由提议单位提交《工程变更单》，在该表单中要说明修改的内容及原因并附图和有关文件，经项目申请部门、设计、监理单位三方协商一致后，分别在《工程变更单》上签字认可，由设计单位完成设计变更。因工程变更引起工程造价调整，按招标文件有关条款执行。

7. 工程签证：施工单位应及时主动提交签证单，签证单位应说明发生签证的原因和依据、工程内容以及正确反映工程计量的简图和文字说明，并及时报监理单位、项目申请部门代表进行现场检测、核查，由项目申请部门、监理、施工单位代表签证予以确认。单项费用在3万元以下的工程签证由项目申请部门、监理、施工单位代表签证确定；单项费用在3万元以上（含3万元）的需报局领导审批。

8. 隐蔽工程验收：施工单位按有关规定对隐蔽工程先进行自检，自检合格后将《隐蔽工程质量报验申请表》报验，监理单位、项目申请部门对《隐蔽工程质量报验申请表》的内容进行现场检测、核查，合格后在《隐蔽工程质量报验申请表》签字确认，并准予进行下一道工序。

（七）竣工验收

当工程全部完工、达到竣工验收条件后，施工单位应在自审、自查、自评工作完成后，提交工程竣工报验单和全部竣工资料报验，由项目申请部门、设计单位、监理单位、施工单位共同对施工单位报送的竣工资料进行审查，并现场对工程质量进行竣工验收。验收合格的，参加验收的各方签字确认；验收不合格的，要求施工单位整改，整改完毕且经再次验收工程质量合格后，方可签字确认。

（八）竣工结算

1.竣工验收合格后，施工单位按要求编制竣工结算书并附上所有结算材料后报送项目申请部门和监理单位，项目申请部门、监理单位对竣工结算资料的真实性、有效性、完整性进行审查，对不符合要求的材料责成施工单位按实际施工情况进行更正、补充、替换。

2.项目申请部门提出委托造价服务单位对最终确定的竣工结算材料进行项目结算评审。造价服务单位评审后先出具结算初审报告，待项目申请部门复核结算初审报告后，再出具结算审核报告。结算评审的造价服务单位应与预算评审的不同。结算审核报告应按审批权限报局领导审批。

（九）项目款支付

按结算审核报告进行项目结算。项目申请部门按照《广西壮族自治区机关事务管理局经费支出审批规定（试行）》和合同约定，申请支付合同款项，局财务处负责核拨。

（十）项目材料归档

项目结算完成后，由项目申请部门组织人员按建设工程文件归档规范要求，将项目材料收集整理并造册归档，经档案管理部门进行规范性检查合格后移交。

四、附则

（一）本办法自印发之日起施行。

（二）本办法由局财务处负责解释。此前发布的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

建设项目管理流程图

广西壮族自治区机关事务管理局

合同管理暂行办法

为规范广西壮族自治区机关事务管理局合同管理工作，防范风险、维护权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合单位实际与合同管理内部控制要求，制定本办法。

一、适用范围

（一）本办法所称合同是指本单位与其他自然人、法人或者其他组织设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

（二）本办法所指合同包括基建维修工程（含设计、监理、施工等）、信息类项目、物资设备采购、服务项目采购以及人员聘用等合同。

（三）对于列入部门预算10万元（含）以上的项目，应当签订书面合同。对于10万元以下涉及劳务购买、保密事项、属于政府采购范围且进行集中采购的项目和其他工作需要签订合同的，也应当签订书面合同。没有列入部门预算的，签订合同前应补办追加预算手续。

二、合同的管理

（一）合同管理遵循统一领导、归口管理、分级负责的原则。局党组或局主要领导负责全面领导我局合同管理工作，分管业务局领导、各处室（含财务集中管理的中心）依照岗位和相关职责履行相应的合同管理职责。

（二）各处室（含财务集中管理的中心）依职责负责本单位合同管理工作。

（三）各处室（含财务集中管理的中心）应当履行以下职责:

1. 负责对所承办合同进行可行性分析论证，对合同对方的主体资格、委托代理权限经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行充分了解；

2. 负责合同的洽谈和起草，并按照审批权限报批；

3. 负责合同的具体履行，跟踪掌握合同履行情况，及时汇报合同履行过程中发生的问题并提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料；

4. 负责协调处理合同纠纷；

5. 负责开展合同验收的相关工作；

6. 负责合同的统一归档。

三、合同的订立

（一）合同订立前，应当履行预算项目的实施程序和审批手续。属于政府采购范围的，按照政府采购的有关要求报送政府采购计划或组织招投标；不属于政府采购范围的(含涉密项目)，参照《广西壮族自治区机关事务管理局招标采购管理规定（试行）》等规定执行。法律顾问根据需要参与合作项目的洽谈，协助起草、审核修改重要的法律文书或者以我局为一方当事人的合同。

（二）合同订立应当履行以下审批手续。各处室（含财务集中管理的中心）签订合同或协议，金额在100万元（含）以上〔房地产项目1000万元（含）以上〕的合同按《广西壮族自治区机关事务管理局重大合同审查备案管理办法（试行）》执行，经由局政策法规处进行合法性审查，再按《广西壮族自治区机关事务管理局经费支出审批规定（试行）》的审批权限报批。

（三）合同审批手续办结后，以书面形式订立合同的，合同双方当事人签字或者盖章时合同成立。不具有法人资格的单位或部门，未经书面合法授权的不得对外签订合同。

（四）合同条款除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以视具体情况约定其他条款。合同一般包括但不限于以下条款:

1. 当事人的名称或者姓名和住所；

2. 标的；

3. 数量；

4. 质量；

5. 价款或者报酬；

6. 履行期限、地点和方式；

7. 违约责任；

8. 解决争议的方法；

9. 其他根据合同的种类、标的应当具备的条款（包括但不限于合同正副本的份数，补充协议和附件的效力，合同是否公正，合同中的定义条款，合同的生效条件，技术、商业秘密的保护，合同的有效期限等）。

当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。

（五）合同签订的期限一般不超过3年。如项目合同签订期限实施需3年以上的，应说明相关理由，并按审批权限报批。

（六）合同正副本的份数应当不少于4份，送局办公室1份，报账时附1份（分次报账的，首次附原件，以后附复印件），签订双方至少各执1份。

四、合同的履行

（一）签订合同或协议后，按照合同约定时间内或进度支付的款项，按审批权限报批。

（二）各承办处室（含财务集中管理的中心）应当负责合同的履行，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。协调解决或请求协调解决合同履行中遇到的问题，保证合同得到全面、及时和正确履行，切实维护我局的合法权益。

（三）如需变更或解除合同，应当经双方当事人协商一致，并按原审批权限要求报请审批。法律、法规规定变更或解除合同应当办理批准、登记等手续的，依照其规定。

（四）合同生效后，如质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照合同有关条款或者交易习惯确定；协议变更价款超过原合同金额10%(含)的，按照自治区有关规定必须重新签订合同。

（五）承办处室（含财务集中管理的中心）负责对合同履行过程进行监督检查，定期对合同履行情况进行检查、分析和验收，如发现无法按时履约的情况，应当及时采取应对措施；对于需要补充、变更或解除合同的情况，应当按照国家有关规定进行严格的监督审查。

（六）合同履行过程中产生纠纷，承办处室（含财务集中管理的中心）应当争取通过双方协商来解决，协商不成的，可依合同约定选择通过仲裁或诉讼解决。

五、合同的保管

（一）合同履行完毕后，承办处室（含财务集中管理的中心）应当于下一年度年中前统一将合同文本及相关资料整理归档，不得随意处置、销毁。根据合同的重要程度，设定合同文件资料的保管期限。法律、法规、规章对合同文件资料的保管期限另有规定的，从其规定。

（二）应当归档保存的合同文件资料主要包括:

1. 正式签订的合同文本原件；

2. 合同履行过程中签订的有关补充协议、变更协议；

3. 各种批准文件；

4. 合同前期谈判过程中的背景资料、往来函电、会谈纪要及与合同签订有关的图片、音频、视频等；

5. 其他与合同签订有关的文件资料。

六、相关责任

（一）未经授权私自、超越权限订立合同的，依照有关规定追究责任人的纪律责任、行政责任、经济责任和法律责任；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。

（二）订立、履行、保管合同过程中，因不负责任造成单位损失的，依照有关规定追究责任人的纪律责任、行政责任、经济责任和法律责任；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。

（三）泄露合同秘密或国家秘密的，依照有关规定追究责任人的纪律责任、行政责任、经济责任和法律责任；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。

七、附则

（一）本办法自印发之日起施行。

（二）本办法由局财务处负责解释。

合同管理流程图

广西壮族自治区机关事务管理局办公室	2022年12月27日印发